Doanh nghiệp của bạn đang lên kế hoạch tổ chức các sự kiện truyền thông với mục đích quảng bá sản phẩm, dịch vụ theo quy mô một cuộc triển lãm, hội thảo chắc chắn không thể bỏ qua bước xây dựng một mẫu kế hoạch truyền thông bài bản, chi tiết.
Mỗi một sự kiện truyền thông sẽ có các hướng lên kế hoạch khác nhau, phụ thuộc vào chiến lược, nguồn lực sẵn có của doanh nghiệp. Trong bài viết này, hãy cùng Green Portal tham khảo các mẫu kế hoạch truyền thông từ những chuyên gia trên thế giới và chắt lọc ra một cấu trúc cơ bản cho kế hoạch thực thi của doanh nghiệp mình.
Mục tiêu
Mục tiêu cho sự kiện truyền thông chắc chắn cần được xác định rõ ràng trước khi bạn quyết định sự kiện đó sẽ được tổ chức như thế nào. Do đó, việc đầu tiên cần làm trong các bước lên kế hoạch truyền thông đó là xác lập mục tiêu và từng bước hệ thống hóa mục tiêu của kế hoạch. Mục tiêu truyền thông không giống như mục tiêu kinh doanh, sự kiện có thể diễn ra thành công theo kế hoạch đề ra nhưng điều đó không đảm bảo rằng doanh thu của công ty sẽ nhờ đó mà tăng lên được. Để xác định mục tiêu truyền thông, bạn cần hiểu được rõ điều gì mình sẽ đạt được trong kế hoạch truyền thông này, ví dụ như: - Mục tiêu truyền thông là giới thiệu sản phẩm mới? - Bạn tìm kiếm sự quan tâm của khách hàng hay muốn xoa dịu vấn đề nào đó? - Bạn đang muốn lan tỏa thương hiệu của công ty đến với nhiều đối tượng khác nhau?
Mục tiêu trong một kế hoạch truyền thông cơ bản
Đối tượng mục tiêu
Kế hoạch truyền thông sự kiện của bạn có thành công hay không phụ thuộc phần lớn vào việc bạn xác định được đối tượng mục tiêu. Đánh đúng vào nhóm đối tượng mục tiêu phù hợp với sự kiện, bạn có thể triển khai nhanh chóng những thông điệp và chiến lược tiếp cận khách hàng chính xác. Trong bản kế hoạch truyền thông, hãy vạch ra mức độ quan trọng, tầm ảnh hưởng của các đối tượng khách hàng mà bạn sẽ tiếp cận trong sự kiện truyền thông. Cân nhắc thật kỹ xem vai trò của họ là gì trong sự kiện? Kết quả cuối cùng sẽ là chân dung và hành vi điển hình của họ. Tham khảo một số nhóm đối tượng mục tiêu tiềm năng như: - Những người nổi tiếng, có sức ảnh hưởng trong cộng đồng - Nhà chuyên gia, phân tích chuyên môn - Nhà lãnh đạo doanh nghiệp - Báo chíChiến lược truyền thông
Thiết lập chiến lược cho kế hoạch truyền thông sự kiện, bạn cần hiểu rõ mình muốn phát triển đến đâu, tiếp cận điều gì, đến những ai. Để làm được điều này, hãy trả lời tất cả các câu hỏi: - Công cụ truyền thông bạn sử dụng là gì? - Thông tin tiếp cận đến đối tượng mục tiêu là bạn chủ động hay họ tự tìm kiếm? - Quá trình tiếp cận sẽ như thế nào? - Sự tham gia của báo chí, mạng xã hội sẽ có vai trò gì? Diễn ra như thế nào?Tuyên bố
Tuyên bố trong kế hoạch truyền thông được trình bày ngắn gọn trong khoảng 1 – 2 câu nhưng đóng vai trò là một phần tổng kết súc tích, đầy đủ nhất của toàn bộ kế hoạch bạn vạch ra cho sự kiện. Tuyên bố mà bạn đưa ra sẽ là cơ sở then chốt giúp bạn phát triển các ý tưởng truyền thông và triển khai quy trình tổ chức sự kiện.Thông điệp truyền thông
Thông điệp truyền thông là ý nghĩa của sự kiện mà doanh nghiệp muốn truyền tải tới tất cả các đối tượng tham dự sự kiện với mong muốn tất cả mọi người có ấn tượng đặc biệt cũng như nhớ lâu hơn tới sự kiện mà bạn tổ chức. Để xây dựng thông điện truyền thông nổi bật bạn cần chú ý những điều sau: - Thông điệp phải bám sát mục tiêu - Thông điệp truyền thông phải mới mẻ và đặc biệt - Sử dụng tên riêng hay các con số thể hiện sự chi tiết của thông điệp - Nội dung thông điệp bao quát mọi đối tượng mục tiêuChiến thuật thực thi
Chiến thuật thực thi cần song hành với những gì bạn đã xây dựng trong kế hoạch truyền thông trước đó. Chiến thuật thực thi với tuyên bố cũng cần phải có quy trình trước – trong và sau sự kiện nhằm đảm bảo duy trì thông tin về sự kiện sẽ được đối tượng mục tiêu, khách hàng, báo chí nhắc đến thường xuyên. Hơn thế nữa, khi lên marketing plan cho sự kiện bạn cần đánh giá tổng quan môi trường. Nếu công chúng có nhận thức chưa đúng và đủ thì bạn cần thiết lập chiến thuật nâng cao nhận thức trước khi tuyên bố bất cứ điều gì.
Chiến thuật triển khai trong kế hoạch truyền thông sự kiện
Đây là nội dung trọng tâm trong một kế hoạch truyền thông. Việc cần làm của bạn là cố gắng cụ thể hóa tất cả các quy trình từ lên timeline sự kiện, thiết kế cho sự kiện và tìm người dẫn dắt trong suốt chương trình diễn ra.Xem thêm: Thiết kế website bán hàng chuẩn
Phân tích rủi ro
Bản kế hoạch truyền thông sự kiện không thể thiếu được phần quan trọng đó chính là phân tích rủi ro của sự kiện. Song hành với kế hoạch triển khai chi tiết, người lập kế hoạch cần dự tính đầy đủ các rủi ro phát sinh mà trong quá trình diễn ra sự kiện có thể gặp phải và đồng thời chuẩn bị tất cả các phương án giải quyết hiệu quả để đối phó.Hoạch định chi phí
Kế hoạch truyền thông của tổ chức sẽ không thể triển khai nếu không có kinh phí. Mọi đề xuất, dự định tổ chức sự kiện cần có một hoạch định chi phí hợp lý. Từng hạng mục có kinh phí cụ thể thì càng đảm bản được kế hoạch sẽ được diễn ra thành công. Trong hoạch định chi phí sự kiện, bạn cần cân đối chính xác mục tiêu kế hoạch và khả năng tài chính của công ty.
Biểu mẫu lịch đăng bài truyền thông sự kiện