Bài viết: TOP 6 LƯU Ý CHO SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI THÀNH CÔNG

Tổ chức sự kiện ngoài trời là một hoạt động được được tổ chức thường xuyên bởi các doanh nghiệp vì nhiều lý do. Loại hình sự kiện này có rất nhiều ưu điểm như không gian thoáng, phong cách hiện đại, thoả sức trang trí mà không bị gò bó bởi diện tích chật hẹp, sức chứa lớn để nhiều người tham gia hơn,… được nhiều doanh nghiệp, công ty lựa chọn. Tuy nhiên để tổ chức được một sự kiện ngoài trời thành công, ngoài một quy trình tổ chức chặt chẽ, nhà tổ chức còn phải lưu ý một số điều sau mà các chuyên gia từ Green Portal đã ghi chú chi tiết trong bài viết sau đây.

Bãi giữ xe cho sự kiện ngoài trời

Tổ chức sự kiện ngoài trời có một nhược điểm đó là nhà tổ chức phải tự lo bãi để xe cho khách, không giống như tổ chức sự kiện tại khách sạn có sẵn bãi để xe và có phương án nếu lượng xe quá nhiều. Khi tổ chức sự kiện ngoài trời thì vấn đề giữ xe trở nên quan trọng và phức tạp hơn. Tuy nhiên, điều này hoàn toàn có thể tính toán được và chuẩn bị tốt. Dựa trên số lượng người mà bạn dự định sẽ tham gia sự kiện để tính ra số lượng xe và phân bố, sắp xếp các bãi giữ xe ở quanh khu vực tổ chức, việc này tránh ùn tắc tại khu vực chính cũng như giúp cho người tham gia được thuận lợi. Ngoài ra, tùy theo tính chất sự kiện, như sự kiện mở dành cho mọi đối tượng thì bạn chỉ cần tính toán chỗ để xe máy. Nhưng nếu tổ chức một buổi nghỉ ngơi cuối tuần dành cho khách hàng lớn ở một khu du lịch sinh thái ở ngoại thành thì đối tượng được mời đa số là những doanh nhân, họ đi cùng gia đình và sẽ đi ô tô, và sẽ mất nhiều diện tích hơn bình thường, bạn nên khảo sát trước địa điểm nơi tổ chức và yêu cầu họ sắp xếp sao cho thật chu đáo.

Ý tưởng cho sự kiện

Việc trang trí cũng quan trọng bởi vì trong một sự kiện được tổ chức ngoài trời trong một không gian lớn nếu không có sự trang trí hợp lý để làm nổi bật khu vực trung tâm thì khu vực cần nổi bật sẽ bị phai nhạt vào không gian rộng lớn của sự kiện. Ngoài bong bóng và hoa là những phụ kiện cần thiết, bạn nên sắp xếp nhiều standee hay phướn dọc, banner quanh khu vực tổ chức để vừa làm không gian bớt trống trả mà còn tăng hiệu quả về hình ảnh cho chương trình. Dùng các pano chữ A để giới hạn không gian cũng là một cách hay. Ví dụ bạn tổ chức một tiệc BBQ bên bờ biển, để giới hạn khu vực tiệc cũng như tránh người lạ không phải là khách mời tham gia, bạn hãy đặt các pano chữ A và sắp xếp 1 đến 2 lối vào, sẽ giúp bạn dễ quản lý hơn.

Ý tưởng là cách thể hiện giá trị cốt lõi của sự kiện

Dự phòng rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Cần lưu ý các phương án sử dụng dù, bạt để tránh các rủi ro về thời tiết Sự kiện ngoài trời, điều quan trọng nhất là thời tiết thuận lợi, không có mưa và cũng không có gió lớn. Lường trước các rủi ro này để đưa ra phương án dự phòng tốt hơn. Chỗ ngồi cũng cần được chuẩn bị tốt, tránh tình trạng thiếu bàn, ghế khi khách tham dự vượt so với dự định. Ngoài ra, âm thanh ánh sáng cũng cần được quan tâm. Trong khu vực tổ chức quá lớn hoặc có gió, cần tư vấn cho khách hàng đầu tư thêm phần âm thanh ánh sáng sao cho phù hợp. Cụ thể thì bạn có thể yêu cầu bên phía nhà cung cấp đề xuất và hỏi ý kiến cấp trên để có lựa chọn phù hợp với chương trình, tránh thuê mướn lãng phí nhưng cũng không được để thiếu dẫn đến hỏng chương trình.

Ăn uống trong sự kiện

Cần lưu ý vấn đề vệ sinh thực phẩm khi lựa chọn đơn vị cung cấp đồ ăn thức uống

Xem thêm: Website bán hàng chuyên nghiệp Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp Green Portal

Sẽ không khác nhiều nếu bạn tổ chức tiệc ngoài trời nhưng vẫn nằm trong không gian của một khu du lịch hoặc resort cao cấp vì bạn chỉ việc lựa chọn menu và phó thác việc phục vụ cho phía nhà hàng phụ trách. Tuy nhiên, có những buổi tiệc tổ chức ở không gian ngoài trời như Sân vận động Quân khu 7 hay Khu liên hợp thể dục thể thao Phú Thọ chẳng hạn, bạn phải chuẩn bị cả vấn đề ăn uống cho khách mời. Lựa chọn đơn vị cung cấp đồ ăn thức uống cũng rất quan trọng vì ngoài khẩu vị còn phải quan tâm đến vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm. Vì phục vụ số lượng lớn người tham dự mà không đảm bảo vệ sinh thì hậu quả sẽ vô cùng nghiêm trọng.

Ăn uống đóng một vai trò then chốt

Đảm bảo vệ sinh khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Vệ sinh ở đây bao gồm cả vấn đề ăn uống như đã nói ở trên và vệ sinh môi trường trong suốt sự kiện. Cần phải lưu ý vì tiệc ngoài trời, thường thì phần đông người Việt Nam vẫn còn thiếu ý thức trong việc giữ vệ sinh chung nên vấn đề xả rác bừa bãi là không thể tránh khỏi. Có thể bố trí một số nhân viên dọn vệ sinh thường xuyên đi chuyển và làm sạch để đảm bảo mỹ quan cho sự kiện. Ngoài ra, có thể đặt các bảng lưu ý cạnh các lối đi hay những nơi tập trung đông người và thông báo qua hệ thống loa để nhắc nhở mọi người vứt rác đúng nơi quy định. Tất nhiên, đi kèm theo các hoạt động này thì cũng phải phân bố nhiều thùng rác tại khu vực tổ chức. Một chi tiết nhỏ nhưng vô cùng quan trọng là nhà vệ sinh. Có những sự kiện lớn thu hút cả vài ngàn người nhưng chỉ có 2 nhà vệ sinh, khiến người tham gia phải xếp hàng dài để chờ đợi. Các nhà vệ sinh lưu động rất cần thiết trong những trường hợp này. Có thể liên hệ Công ty vệ sinh môi trường đô thị các quận để hỏi về thủ tục cho thuê.

Đảm bảo an toàn cho người tham gia sự kiện

Có rất nhiều sự kiện ngoài trời đã xảy ra những sự việc xô xát và gây hậu quả đáng tiếc. Một phần vì đa số những sự kiện ngoài trời đối tượng tham gia không chọn lọc được, thứ hai là không gian quá rộng nên nhà tổ chức khó quản lý. Vì vậy, khi tổ chức một sự kiện có quy mô, bạn nên tìm những địa điểm vừa rộng và lại được hỗ trợ về an ninh như Sân vận động quân khu 7 (bên cạnh là doanh trại bộ đội, nếu có vấn đề gì xảy ra thì không lo thiếu nhân sự) hoặc nếu tổ chức ở Nhà thi đấu Phú Thọ thì nên thuê mướn lực lượng an ninh đông đảo để đảm bảo mọi vấn đề an ninh cho sự kiện. Những chia sẻ trên là cách để chúng ta lưu ý tới các yếu tố xung quanh của một sự kiện ngoài trời. Do đó, để có một sự kiện thành công, chúng ta cần nắm rõ và ghi chú lại một cách cẩn thận hoặc chọn cho mình một công ty tổ chức sự kiện có nhiều kinh nghiệm nhằm đảm bảo các hoạt động diễn ra theo đúng mục đích tổ chức. Vì vậy, nếu có nhu cầu tìm hiểu và tư vấn về các sự kiện ngoài trời, hãy liên hệ ngay 0928.877.888 để được các chuyên gia từ Green Portal. Chúng tôi hạnh phúc khi được đồng hành cùng sự phát triển của bạn.