Ý tưởng là khởi nguồn cho tất cả quá trình lên kế hoạch tổ chức một sự kiện và đây cũng là yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng của toàn bộ chương trình. Chính vì vậy lựa chọn ý tưởng sao cho phù hợp với sự kiện đồng thời đem lại sự hấp dẫn, thu hút khách mời là điều khiến không ít hà tổ chức “đau đầu”. Trong bài viết này Green Portal sẽ bật mí một số ý tưởng tổ chức sự kiện ấn tượng giúp bạn dễ dàng giải quyết vấn đề này.
1. VÌ SAO CẦN CHUẨN BỊ Ý TƯỞNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN?
Chuẩn bị ý tưởng sự kiện là điều cần thiết để giúp các doanh nghiệp xây dựng một sự kiện thành công và hiệu quả.
Truyền tải thông điệp của doanh nghiệp một cách trọn vẹn: Ý tưởng tổ chức sự kiện sẽ xâu chuỗi các hoạt động nhỏ thành 1 thể đồng nhất, giúp truyền tải thông điệp của sự kiện một cách trọn vẹn. Tránh sự lan man, gây khó hiểu và không gây được ấn tượng cho người tham dự.
Giúp sự kiện diễn ra thuận lợi: Bên cạnh đó, một ý tưởng tốt sẽ giúp các đơn vị tổ chức có thể lập kế hoạch một cách rõ ràng, xây dựng cho mình một quy trình xử lý và một chương trình chỉn chu, hoàn hảo. Hạn chế tối đa các phát sinh không đáng có.
Gây ấn tượng với khách mời: Một sự kiện quá đơn điệu và nhàm chán chắc hẳn sẽ không gây được sự thích thú cho người tham dự. Sẽ rất khó hấp dẫn được khách mời khi sự kiện của bạn không đủ độc đáo, ấn tượng và thỏa mãn họ. Chính vì lẽ đó, bất kỳ sự kiện nào cũng cần xây dựng cho mình một ý tưởng tổ chức thật tốt.
Thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp, nâng tầm thương hiệu: Sự kiện càng diễn ra tốt đẹp, càng thành công, sẽ càng gây được tiếng vang và thông điệp của doanh nghiệp cũng sẽ được truyền tải rõ ràng. Từ đò dễ dàng nâng tầm nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp.
2.CÁC Ý TƯỞNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN ĐỘC ĐÁO VÀ ẤN TƯỢNG
Tùy vào hoạt động và mục đích của doanh nghiệp, bạn có thể xây dựng các ý tưởng tổ chức sự kiện khác nhau. Dưới đây Green Portal xin chia sẻ đến bạn những idea sau đây:
2.1. Ý tưởng tổ chức sự kiện phong cách Pool Party
Pool Party chắc hẳn không còn xa lạ gì đối với các nước Âu - Mĩ. Thời gian gần đây, hình thức này cũng đã du nhập vào Việt Nam và rất được giới trẻ yêu thích.
Với các buổi Pool Party, hồ bơi sẽ được lấy làm trung tâm sự kiện. Khách mời có thể thỏa thích đắm mình trong hồ bơi, cùng thưởng thức đồ ăn nước uống, vui chơi trò chuyện và hòa mình vào âm nhạc sôi động.
Các doanh nghiệp, công ty thay vì tổ chức du lịch nghỉ dưỡng hoàn toàn có thể lựa chọn hình thức Pool Party này để mang đến trải nghiệm mới lạ, thích thú cho nhân viên và khách mời của mình.
Pool Party - ý tưởng tổ chức sự kiện mới lạ được ưa thích
Ưu điểm
Ưu điểm của Pool Party là tạo cảm giác thoải mái, gần gũi dễ gắn kết các thành viên trong công ty với nhau. Khâu chuẩn bị cũng hết sức đơn giản: trang phục không cần cầu kì, trang trí không quá phức tạp, thực đơn ăn uống cũng hết sức nhẹ nhàng...
Nhược điểm
Bên cạnh các ưu điểm, Pool Party cũng có những mặt hạn chế riêng. Các buổi Pool Party chỉ có thể tổ chức vào những dịp tiết trời mát mẻ hoặc mùa hè oi nóng. Ngoài ra, tiệc bể bơi thường chỉ phù hợp với các bạn trẻ. Những doanh nghiệp có đối tượng khách mời là người lớn tuổi hoặc đối tác, khách hàng sẽ không quá phù hợp với hình thức này.
2.2. Ý tưởng tổ chức sự kiện kết hợp lễ trao giải
Sự kiện kết hợp lễ trao giải là một ý tưởng được nhiều doanh nghiệp, công ty lớn lựa chọn. Ý tưởng sự kiện này nhằm tôn vinh và trao thưởng cho các cá nhân hoặc tập thể có biểu hiện, cống hiến xuất sắc trong công việc, có đóng góp lớn cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Trong một sự kiện trao giải, thông thường chương trình sẽ gồm các phần như:
- Tiết mục văn nghệ mở màn
- Phát biểu khai mạc
- Tiết mục văn nghệ đan xen
- Xướng tên các giải thưởng và các cá nhân nhận thưởng, trao giải
- Gửi lời cảm ơn tới khách mời
Khi tổ chức sự kiện lễ trao giải cần phải lựa chọn những nơi có sân khấu lớn, khán phòng hoặc sân rộng, bàn ghế cần được sắp xếp chỉn chu. Về mặt âm thanh ánh sáng yêu cầu phải có cơ sở vật chất và đội ngũ xử lý chuyên nghiệp. Vì sự kiện mang tính trang trọng nên các đơn vị tổ chức phải lên kế hoạch thật tỉ mỉ để tránh những sai sót dù là nhỏ nhất.
Các sự kiện trao giải nhằm tôn vinh các cá nhân có thành tích xuất sắc
Ưu điểm
Đây là một hình thức mà doanh nghiệp thể hiện sự trân trọng tới các thành viên của mình. Vì vậy, các sự kiện trao giải có ý nghĩa truyền thông nội bộ rất lớn, mang lại sự đoàn kết tập thể, xây dựng các giá trị lâu dài cho doanh nghiệp.
Nhược điểm
Để tổ chức các lễ trao giải quy mô và bài bản, doanh nghiệp thường phải bỏ ra một chi phí lớn. Ngoài ra, nếu ý tưởng tổ chức sự kiện không tốt sẽ rất dễ gây ảnh hưởng xấu đến hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt nhân viên, đối tác và khách hàng.
2.3. Ý tưởng tổ chức sự kiện teabreak (tiệc trà)
Tiệc trà có thể coi là một bữa tiệc nhẹ gồm bánh ngọt, trái cây, đi kèm với đồ uống như nước hoa quả, nước ngọt và đặc biệt là trà. Trong tiệc teabreak, mọi người có thể tự do đi lại, thưởng tiệc và trao đổi trò chuyện với nhau.
Do tính chất linh động, nên ý tưởng tiệc trà thường được áp dụng cho các sự kiện hội thảo, hội nghị, hoặc các sự kiện sinh nhật, khai trương...
Tiệc nhẹ với hoa quả trà bánh là một ý tưởng tuyệt vời cho các sự kiện hội nghị, hội thảo
Ưu điểm
Tiệc trà không quá khắt khe về khâu tổ chức, cũng không đòi hỏi cơ sở vật chất cầu kỳ như lễ trao giải. Chỉ cần chọn một không gian nhỏ xinh cùng những phần trà bánh ngon miệng là đủ gây ấn tượng với khách mời. Chính vì vậy lựa chọn ý tưởng tổ chức sự kiện này sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí, tiết kiệm ngân sách.
Ngoài ra, tiệc trà mang đến một không khí hết sức thoải mái, dễ dàng gắn kết mọi người... Tuy chỉ là một phần nhỏ nhưng tiệc teabreak sẽ thể hiện được thành ý và sự quan tâm tỉ mỉ của doanh nghiệp đối với khách mời.
Nhược điểm
Các buổi tiệc trà thường để khách mời di chuyển tự do, nếu trong cách bày biện đồ ăn không hợp lý, hoặc khâu quản lý không tốt sẽ dẫn đến tình trạng lộn xộn, dễ xảy ra va chạm giữa các khách mời.
Xem thêm: Trang web bán hàng chuyên nghiệp
Xem thêm: XÂY DỰNG THƯƠNG HIỆU THÔNG QUA TÀI TRỢ
3.Tổng Kết
Chúng tôi hi vọng những ý tưởng trên đây sẽ góp phần xây dựng ý tưởng cho một sự kiện thành công sắp tới cho cá nhân hoặc doanh nghiệp của bạn. Hãy liên hệ ngay hotline: 0928.877.888 – Công ty truyền thông Green Portal hỗ trợ xây dựng và tư vấn cho bạn có một chương trình thành công ngoài mong đợi.